Auswirkung der GoBD auf Ihr Kassensystem

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Die neuen (GoBD) Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff sind für alle Kassen von Bedeutung. Wie wirken sich die GoBD auf Ihr Kassensystem aus?

In der SQL-Datenbank von [GiroWeb CC-Kassensystemen] werden alle generierten Belege im Rohdatenformat (mit eindeutiger Belegnummer, Datum, Uhrzeit, usw.) verschlüsselt gespeichert. Dementsprechend sind alle Beleg- und Stammdaten gemäß den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen elektronisch und entsprechend GoBD verfügbar:

  • für den unmittelbaren Datenzugriff (Z1)
  • für den mittelbaren Datenzugriff (Z2)
  • für die Datenträgerüberlassung (Z3)

Der Endanwender ist für die Einhaltung der Aufbewahrungsfristen und -vorschriften selbst verantwortlich. Es erfolgt keine Steuerung oder Kontrolle durch das Kassensystem. Ob die Softwareversion Ihres Kassensystems den oben beschriebenen Anforderungen grundsätzlich entspricht, bleibt zu prüfen. Im Fall der CashControl-Kassensoftware sind die Voraussetzungen ab der Version 5.8 erfüllt. Für [GiroWeb-Aufwerter] werden darüber hinaus Updates mit automatischem Backup der Belegspeicherung auf externe Datenspeicher angeboten.


GiroWeb-Tipp GiroWeb GV-Tipp:
[Was ist ein Kassensystem?]

 
Wesentliche Grundsatzinformationen

  • Kassensysteme, welche den Anforderungen der GoBD nicht entsprechen, dürfen nach der Verabschiedung des Gesetzes auch nicht mehr genutzt werden.
  • Eine offizielle Zertifizierung von Kassensoftware gibt es in Deutschland noch keine (s.u.).
  • Auch eine Verpflichtung zum Einbau eines Fiskalchips (s.u.) existiert nicht. Hier steht die politische Entscheidung bezüglich der genauen Maßnahmen noch aus.

Bezogen auf (Registrier-) Kassen bestehen folgende GoBD-Anforderungen:

3.1 Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit (§ 145 Absatz 1 AO, § 238 Absatz 1 Satz 2 und Satz 3 HGB)

Alle Geschäftsvorfälle müssen nachvollziehbar sein, d.h. durch einen entsprechenden Beleg nachgewiesen werden. Der Beleg muss alle steuerlich relevanten Informationen beinhalten.

3.2 Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung (§ 146 Absatz 1 AO, § 239 Absatz 2 HGB)

Belege sind vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unveränderbar aufzuzeichnen. Diese Forderungen sind zum größten Teil schon durch die sofortige Einzelaufzeichnung von allen Geschäftsvorfällen erfüllt. Fortlaufende Belegnummern und eine Lückenanalyse sorgen darüber hinaus für die Vollständigkeit. Zusätzliche Maßnahmen ergeben sich durch die Unveränderbarkeit der Daten:

Die Ablage von Daten und elektronischen Dokumenten in einem Dateisystem erfüllt die Anforderungen der Unveränderbarkeit regelmäßig nicht, soweit nicht zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden, die eine Unveränderbarkeit gewährleisten. (GoBD, Randziffer 110)

Die Unveränderbarkeit ist also nur durch zeitnahe (innerhalb von 10 Tagen) Sicherung auf nicht überschreibbare Datenträger gewährleistet. Abschnitt 14b.1. UStAE – Aufbewahrung von Rechnungen – Absatz 6 ergänzt:

Die Anforderungen des Umsatzsteuergesetzes an die Aufbewahrung elektronischer Rechnungen (vgl. Abschnitt 14.4 Abs. 2) sind erfüllt, wenn durch innerbetriebliche Kontrollverfahren (vgl. Abschnitt 14.4 Absätze 4 bis 6) die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts sichergestellt sowie die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sind.

Durch Signaturen auf die steuerlich relevanten Beleg-Daten liefert der Umsatzsteuer-Anwendungserlass eine mögliche Alternative. Durch eine entsprechende Prüfung kann die Echtheit der Belege jederzeit dokumentiert werden. So wäre die Authentizität der Belege gesichert.

GoBD – Siegel und Zertifikate

Es gibt bereits zahlreiche Siegel, die eine „GoBD-Konformität“ suggerieren. Diese werden von den Anbietern jedoch ohne jegliche Verbindlichkeit vergeben. Aus „12. Zertifizierung und Software-Testate“ der GoBD ergibt sich, dass keine Finanzbehörde derartige Aussagen tätigt.

GoBD – INSIKA

Das am häufigsten genannte Beispiel ist INSIKA. Laut einem Beschluss der Finanzministerkonferenz vom 25. Juni 2015 haben die Finanzminister der Bundesländer jedoch ein technologieoffenes Konzept bezüglich des technischen Manipulationsschutzes vereinbart. Eine verpflichtende INSIKA-Einführung wird also nicht angestrebt!

Weiterführende Links:


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